АУДИТ
Аудит кадрових ресурсів включає стратегічні дії організації, створені задля об'єктивно подивитись її політику, процедури і методи управління персоналом. Такий всебічний аналіз поточного стану компанії може допомогти визначити, чи є конкретні галузі чи процеси адекватними, законними та ефективними. Результати, отримані в результаті цього огляду, можуть допомогти виявити прогалини в практиці управління персоналом, а потім відділ кадрів може визначити пріоритети цих прогалин, щоб звести до мінімуму судові позови та порушення нормативних вимог, а також досягти та підтримувати конкурентоспроможність світового рівня у ключових областях кадрової практики.
Огляд
Аудит кадрових ресурсів може допомогти визначити, чи конкретні області або процеси відділу кадрів є адекватними, законними та ефективними. Результати, отримані в результаті цього огляду, можуть допомогти виявити прогалини в практиці управління персоналом, а потім відділ кадрів може визначити пріоритети цих прогалин, щоб звести до мінімуму судові позови або нормативні порушення, а також досягти і підтримувати конкурентоспроможність світового рівня в ключових галузях кадрової практики. .
Задній план
Аудит кадрових ресурсів - життєво важливий засіб уникнення юридичної та нормативної відповідальності, яка може виникнути внаслідок політики та практики організації у галузі управління персоналом. Окрім виявлення областей правового ризику, аудит часто призначений для надання компанії інформації про конкурентоспроможність її кадрових стратегій шляхом вивчення передового досвіду інших роботодавців у цій галузі. По суті, кадровий аудит включає виявлення проблем і пошук рішень до того, як вони стануть некерованими. Це можливість оцінити, що організація робить правильно, а також те, як все можна було б зробити по-іншому, більш ефективно або з меншими витратами.
У сьогоднішньому конкурентному середовищі організації працюють у рамках строго регульованого середовища співробітників. Це завдання включає роботу з безліччю складних законів і постанов. Сфера функції HR включає створення і адміністрування безлічі політик і практик, багато з яких пов'язані з дотриманням нормативних вимог, які істотно впливають на продуктивність і прибутковість підприємства.
З огляду на, що багато HR-отделы недоукомплектовані і перевантажені, багато організацій лише ретроспективно усвідомлюють фінансові витрати ігнорування юридичних гарячих клавіш, що з HR. Недотримання законів і нормативних актів пов'язане зі значним фінансовим ризиком.
ЩОБ МІНІМІЗУВАТИ РИЗИК,
НЕОБХІДНО - КАДРОВИЙ АУДИТ
Визначення кадрового аудиту
Кадровий аудит включає виділення часу та ресурсів на те, щоб дуже об'єктивно поглянути на кадрову політику, практики, процедури та стратегії організації, щоб захистити організацію, встановити передовий досвід та визначити можливості для покращення. Об'єктивний аналіз поточного стану роботодавця може допомогти HR оцінити, чи є конкретні галузі практики адекватними, законними та ефективними. Результати можуть надати особам, які приймають рішення, інформацію, необхідну для вирішення, які галузі потребують покращення.
Аудит відповідності кадрового законодавства зазвичай складається із двох основних частин:
Оцінка операційних кадрових політики, практики та процесів організації з акцентом на ключові галузі роботи HR-відділу (наприклад, набір – як внутрішній, так і зовнішній, утримання працівників, компенсація, виплати працівникам, управління продуктивністю, відносини зі співробітниками, навчання та розвиток).
Огляд поточних показників HR (наприклад, кількість незаповнених вакансій, час, необхідний для заповнення нової посади, плинність кадрів, задоволеність працівників, подані внутрішні скарги, кількість юридичних скарг, рівень невиходів працювати).
HR зазвичай проводить аудит за допомогою анкети, в якій запитується оцінка конкретних галузей практики. Цей документ допомагає команді аудиторів ретельно вивчити всі критичні галузі кадрової практики організації. Аудит також може включати співбесіду або використання анкет для отримання відгуків від обраних співробітників відділу кадрів та інших керівників відділів, щоб дізнатися, чи зрозумілі, чи застосовуються і чи приймаються певні політики та процедури.
Обґрунтування проведення кадрового аудиту
Менеджуючий характер управління персоналом вимагає, щоб фахівці з персоналу повною мірою брали участь і вносили свій внесок у організації як справжніх стратегічних ділових партнерів.
Аудит допомагає організації зрозуміти, чи допомагають її методи управління персоналом, заважають чи мало впливають на її бізнес-мету. Аудит також допомагає кількісно оцінити результати ініціатив відділу та надає дорожню карту для необхідних змін. Аудити також можуть допомогти організації досягти та підтримувати практики управління персоналом світового класу.
Види аудитів
Кадровий аудит може бути комплексним або цілеспрямованим з урахуванням обмежень за часом, бюджетом та персоналом. Існує кілька типів аудитів, кожен із яких призначений для досягнення різних цілей. Деякі з найпоширеніших типів:
Відповідність. Основна увага приділяється тому, наскільки добре організація дотримується чинних федеральних, державних та місцевих законів і постанов.
Найкращі практики. Допомагає організації підтримувати або покращувати конкурентну перевагу, порівнюючи свою практику з практикою компаній, визнаних такими, що мають виняткові методи управління персоналом.
Стратегічний. Зосереджений на сильних та слабких сторонах систем та процесів, щоб визначити, чи відповідають вони стратегічному плану відділу кадрів та організації. Див. Участь у стратегічному плануванні .
Залежить від функції. Зосереджений на конкретній області функції управління персоналом (наприклад, розрахунок заробітної плати, управління продуктивністю, зберігання записів).
Що перевіряти
Рішення про те, що перевіряти, багато в чому залежить від ймовірних слабких місць у кадровому середовищі організації, типу аудиту та доступних ресурсів. Ведення журналу проблем, які виникли, але не охоплені процедурами чи політиками організації, допомагає виявити області потенційного впливу, які HR можуть вирішити у процесі щорічної перевірки (якщо їх не потрібно вирішувати негайно).
Проте організації особливо вразливі у певних галузях. Більшість судових позовів пов'язані з питаннями, пов'язаними із наймом, управлінням ефективністю, дисципліною чи звільненням. Деякі додаткові області ризику, які роботодавці повинні уважно вивчити під час аудиту, включають:
Неправильна класифікація звільнених та не звільнених від сплати податків робочих місць. Майже в кожній організації є посади, які були помилково класифіковані як звільнені від права на понаднормову роботу. Складність законів та нормативних актів про заробітну плату та години дозволяє легко помилитися при класифікації роботи як звільненої, тим самим піддаючи роботодавцю відповідальності за понаднормову роботу в минулому.
Неадекватне кадрове досьє. Вивчення зразків досьє персоналу часто виявляє неадекватну документацію про продуктивність – наприклад, неофіційні, розпливчасті чи непослідовні дисциплінарні попередження. Оцінки продуктивності можуть бути неоднозначними, неточними або застарілими. Персональну медичну інформацію часто можна знайти у особистих справах, незважаючи на те, що закони про конфіденційність медичних даних вимагають, щоб такі дані зберігаються окремо. Точні та докладні записи необхідні роботодавцям для захисту будь-якого типу претензій працівників, зокрема виплати допомоги по безробіттю або неправомірних звільнень.
Заборонена політика відвідуваності. Контроль над надмірною відсутністю на роботі – велика проблема для більшості роботодавців. Однак складність законів про сімейні відпустки та відпустки через хворобу, іноді з суперечливими державним і федеральним заходам захисту, зробила неприйнятними багато раніше прийнятних політик контролю відсутності. Відсутності впливають на компенсацію працівникам, відпустку за сімейними обставинами та відпустку через хворобу, умови для інвалідів та закони про вагітність. Організації часто мають політики відвідуваності, які не відповідають відповідним законам та ухвалам або які надають співробітникам більше захисту, ніж потрібно. Див. Розділ Управління відвідуваністю співробітників .
Неточні записи часу. Роботодавці зазвичай вимагають, щоб працівники, які не мають права на звільнення, пробивали годинник або заповнювали табелі обліку робочого часу, що відображають їх робочий час щотижня. Записи, створювані цими системами, зазвичай є основним засобом захисту роботодавця від вимог про заробітну плату та робочі години, тому політика та практика обліку робочого часу мають бути чітко викладені та узгоджені. Див. Вимоги до ведення документації відповідно до FLSA .
Помилки форми. Аналіз практики найму роботодавцем часто виявляє неадекватну документацію, таку як відсутні або неповні форми. Роботодавці можуть бути оштрафовані за кожну нездатність правильно заповнити форму. Штрафи за порушення можуть легко накопичуватися.
Коли проводити аудит
Враховуючи ресурси, необхідні для повномасштабного аудиту, більшість організацій не захочуть проходити цей процес частіше ніж один раз на рік; однак міні-аудити, які дозволяють внести деяку корекцію в курс, можна проводити без особливого болю у відділі приблизно кожні шість місяців. Планування щорічних перевірок для підтримки дисципліни регулярних перевірок краще, ніж періодичні або панічні перевірки (наприклад, ті, які проводяться тільки тоді, коли назріває потенційна проблема). Інша стратегія – провести аудит після будь-якої значної події (наприклад, нових планів, змін у керівництві).
Що очікувати
Комплексний аудит - це трудомісткий та інтенсивно сфокусований проект, який може вимагати перевірки численних документів та політик, а також отримання відгуків від кадрового персоналу, окремих працівників та керівників інших відділів. Кількість часу, що витрачається, і необхідні зусилля залежать від розміру і типу організації, типу інформації, яку організація сподівається зібрати, обсягу аудиту та кількості людей у групі аудиту.
Повномасштабний аудит дотримання правових норм, зокрема, охоплює значну територію та займає більше часу порівняно з аудитом передової практики, який порівнює одну конкретну практику з підходом іншого роботодавця, або аудитом конкретної функції, який перевіряє лише один ключовий напрямок кадрової практики роботодавця.
Вартість аудиту
Фактична вартість кадрового аудиту залежить від обсягу перевірки, кількості опитаних людей та розміру аудиторської групи. Отже витрати сильно варіюються від однієї ситуації до іншої. Проте достатньо сказати, що вартість проведення будь-якого повномасштабного аудиту відповідності вимогам персоналу буде набагато меншою, ніж захист (не кажучи вже про програш) хоча б одного судового процесу чи суми штрафів за порушення.
Етапи кадрового аудиту: модель
Комерційна пропозиція, підписання договору, оплата послуг
Складання та погодження плану перевірки
Ознайомлення з кадровою документацією клієнта, її фіксування
Обробка та перевірка кадрових документів
Написання звіту, складання списку кадрових порушень
Надання клієнту експертного висновку, роз'яснення питань
Після усунення порушень – видача свідоцтва